Sekretär/in Zertifikate: Welche wirklich zählen (2026)

Zertifizierungen im Überblick

Geprüfte/r Managementassistent/in (bSb)

bSb (Bundesverband Sekretariat und Büromanagement e. V.)

Türöffner

Die bSb-Zertifizierung ist die bekannteste Qualifikation speziell für das Sekretariat und die Assistenz. Sie wird von Arbeitgebern im DACH-Raum als Nachweis für professionelle Sekretariatskompetenz anerkannt und differenziert dich deutlich von Bewerberinnen ohne Zusatzqualifikation. Besonders für den Einstieg ins Chefsekretariat oder die Vorstandsassistenz relevant.

Kosten

ca. 2.500–4.500 EUR (Lehrgang + Prüfung)

Dauer

6–12 Monate berufsbegleitend

Voraussetzung

Kaufmännische Ausbildung oder 3 Jahre einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat

Fachwirt/-in für Büro- und Projektorganisation (IHK)

IHK (Industrie- und Handelskammer)

Türöffner

Der IHK-Fachwirt ist dem Bachelor gleichgestellt (DQR 6) und die wichtigste Aufstiegsfortbildung für Sekretariatskräfte. Er qualifiziert für Teamleitungspositionen im Sekretariat, Office Management und der Büroorganisation. Besonders für Sekretärinnen, die langfristig in eine Führungsrolle wollen.

Kosten

ca. 3.500–5.500 EUR (Lehrgang + Prüfung) | Aufstiegs-BAföG deckt bis zu 75 %

Dauer

12–18 Monate berufsbegleitend

Voraussetzung

Kaufmännischer IHK-Abschluss + 1 Jahr Berufserfahrung ODER 5 Jahre einschlägige Berufspraxis

Microsoft Office Specialist (MOS) — Outlook und PowerPoint

Microsoft / Certiport

Klarer Vorteil

Outlook und PowerPoint sind die beiden wichtigsten Tools im Sekretariat. Das MOS-Zertifikat belegt objektiv, dass du komplexes Kalendermanagement (Outlook) und professionelle Präsentationserstellung (PowerPoint) beherrschst. Besonders für Quereinsteiger ein starkes Signal.

Kosten

ca. 100–120 EUR pro Prüfung | Vorbereitungskurs optional ca. 300–500 EUR

Dauer

2–4 Wochen Vorbereitung pro Anwendung

Voraussetzung

Keine formalen Voraussetzungen

ECDL/ICDL (Europäischer Computerführerschein)

DLGI (Dienstleistungsgesellschaft für Informatik)

Klarer Vorteil

Standardisierter Nachweis für IT-Anwenderkenntnisse, besonders im öffentlichen Dienst und bei Behörden geschätzt. Für Quereinsteiger ohne formale Ausbildung ein solider Beleg für grundlegende und fortgeschrittene PC-Kenntnisse.

Kosten

ca. 150–250 EUR pro Modul | Komplettzertifikat ca. 600–1.000 EUR

Dauer

ca. 3 Monate für alle 4 Basismodule

Voraussetzung

Keine formalen Voraussetzungen

IHK-Zertifikat Projektassistenz / Projektmanagement-Fachfrau

IHK (Industrie- und Handelskammer)

Nice-to-have

Für Sekretärinnen, die Projektkoordinationsaufgaben übernehmen wollen, ist eine Projektmanagement-Grundqualifikation wertvoll. Das IHK-Zertifikat zeigt, dass du über reine Terminplanung hinaus auch Projekte strukturieren, nachverfolgen und dokumentieren kannst — ein klarer Karrierehebel Richtung Projektassistenz.

Kosten

ca. 1.200–2.500 EUR

Dauer

2–4 Monate berufsbegleitend

Voraussetzung

Keine formalen Voraussetzungen, kaufmännische Grundkenntnisse empfohlen

Business English Certificate (BEC) — Cambridge

Cambridge Assessment English

Nice-to-have

Für Sekretariatsstellen bei internationalen Unternehmen und Großkanzleien ist nachgewiesenes Business English ein Differenzierungsmerkmal. Das BEC ist der international anerkannteste Nachweis und wird in drei Stufen angeboten (Preliminary B1, Vantage B2, Higher C1).

Kosten

ca. 150–250 EUR (Prüfungsgebühr) | Vorbereitungskurs ca. 300–800 EUR

Dauer

2–4 Monate Vorbereitung

Voraussetzung

Englischkenntnisse auf B1-Niveau oder höher

In Stellenanzeigen wird oft „PMP wünschenswert“ oder „Zertifizierung erforderlich“ formuliert — aber was davon ist wirklich Muss? Unser Stellenanzeigen-Decoder entschlüsselt die Anforderungen.

Zeugnisse & Referenzen: Was zählt

Wichtige Tätigkeitsnachweise im Zeugnis

Eigenständige Organisation des Sekretariats für Geschäftsleitung/Abteilungsleitung

Termin- und Reisemanagement für Führungskräfte mit Angabe der Anzahl betreuter Personen

Korrespondenz im Namen der Geschäftsleitung in Deutsch und Fremdsprachen

Protokollführung bei Vorstands- oder Geschäftsleitungssitzungen

Veranstaltungsorganisation und Gästemanagement mit Angabe der Teilnehmerzahl

Positive Formulierungen

„organisierte eigenverantwortlich das Sekretariat der Geschäftsleitung und koordinierte Termine für X Führungskräfte"

„verfasste die gesamte Korrespondenz in Deutsch und Englisch selbstständig und zur vollsten Zufriedenheit"

„plante und koordinierte Geschäftsreisen und Veranstaltungen reibungslos und mit ausgeprägtem Gespür für Details"

„wurde von Vorgesetzten und externen Partnern als vertrauenswürdige und diskrete Ansprechpartnerin geschätzt"

Red-Flag-Formulierungen

„erledigte die ihr übertragenen Sekretariatsaufgaben" — klingt nach Minimalleistung ohne Eigeninitiative

„war bemüht, den Terminkalender der Geschäftsleitung zu koordinieren" — Arbeitszeugnis-Code für häufige Fehler

„zeigte Bereitschaft, sich in neue Aufgabengebiete einzuarbeiten" — hat die Aufgaben nicht beherrscht

„war stets freundlich und zuvorkommend" — wenn das die einzige Stärke ist, fehlen fachliche Kompetenzen

Du überlegst den Quereinstieg ins Projektmanagement? Unser Guide Quereinstieg als Sekretär/in zeigt dir, welche Zertifizierungen für deinen Hintergrund am sinnvollsten sind.

Du hast bereits Zertifizierungen und Erfahrung? Der Talent Report analysiert, wie deine Qualifikationen bei Arbeitgebern ankommen — und wo du noch nachlegen kannst.

Häufige Fragen zu Sekretär/in-Zertifikaten

Welche Zertifikate sind für Sekretärinnen am wichtigsten?

Für den Einstieg: MOS-Zertifikat (Outlook, PowerPoint) als objektiver Nachweis für MS-Office-Kompetenz. Für den Aufstieg: Geprüfte Managementassistentin (bSb) für spezialisierte Sekretariatsrollen oder Fachwirt für Büro- und Projektorganisation (IHK) für Leitungspositionen. Beides differenziert dich deutlich vom breiten Bewerberfeld.

Lohnt sich die bSb-Zertifizierung zur Managementassistentin?

Ja, wenn du im Sekretariat bleiben und dich spezialisieren willst. Die bSb-Zertifizierung ist die einzige Qualifikation, die spezifisch auf Sekretariats- und Assistenzrollen zugeschnitten ist. Sie wird besonders in Konzernen und großen Kanzleien geschätzt und kann 3.000–5.000 EUR mehr Jahresgehalt bedeuten.

Brauche ich als erfahrene Sekretärin noch Zertifikate?

Mit 5+ Jahren Erfahrung im Chefsekretariat oder in der Vorstandsassistenz nicht zwingend. Deine Praxis und die Arbeitszeugnisse sprechen für sich. Aber: Der Fachwirt für Büro- und Projektorganisation öffnet Türen zu Teamleitungs- und Office-Management-Positionen, die ohne formale Aufstiegsqualifikation verschlossen bleiben.

ECDL oder MOS — was ist für Sekretariatsstellen besser?

MOS ist die bessere Wahl, weil du gezielt Outlook, PowerPoint und Excel nachweisen kannst — genau die Anwendungen, die im Sekretariat zählen. ECDL ist breiter, aber weniger tiefgehend. Ausnahme: Für Stellen im öffentlichen Dienst ist ECDL bekannter und wird in manchen Stellenanzeigen explizit genannt.

Wie wichtig ist ein Business-English-Zertifikat für Sekretärinnen?

Bei internationalen Unternehmen und Großkanzleien mit ausländischen Mandanten ist es ein klarer Vorteil — besonders das Cambridge BEC Vantage (B2) oder Higher (C1). Bei rein deutschsprachigen Arbeitgebern (KMU, Kanzleien, öffentlicher Dienst) hat es keinen Mehrwert. Investiere nur, wenn dein Zielarbeitgeber tatsächlich international arbeitet.