Berufsprofil: Verwaltungsfachangestellte/r
Verwaltungsfachangestellte sind das Rückgrat der öffentlichen Verwaltung. Sie bearbeiten Anträge, erstellen Bescheide, beraten Bürger, verwalten Haushaltsmittel und setzen Gesetze und Verordnungen in der täglichen Verwaltungspraxis um. Die Ausbildung dauert 3 Jahre und gliedert sich in fünf Fachrichtungen: Bundesverwaltung, Landesverwaltung, Kommunalverwaltung, Kirchenverwaltung und Handwerksorganisation/IHK. Der Beruf bietet Jobsicherheit, geregelte Arbeitszeiten und klare Karrierepfade — aber auch Bürokratie und begrenzte Gehaltsspielräume.
Top 5 Aufgaben
Typische Branchen
Hard Skills
- Verwaltungsrecht (VwVfG, VwGO) und Kommunalrecht
- Haushaltswesen und doppische Buchführung (NKF/NKR)
- Bescheidtechnik und Rechtsanwendung
- Personalrecht (TVöD, TV-L, Beamtenrecht)
- E-Government und Fachanwendungen (SAP, MACH, Infoma)
Soft Skills
- Sorgfalt und Genauigkeit bei der Aktenbearbeitung
- Bürgerfreundliche Kommunikation — auch bei schwierigen Themen
- Organisationsfähigkeit und Fristenverwaltung
- Diskretion im Umgang mit personenbezogenen Daten
- Teamfähigkeit in Sachgebieten und Ämtern
Arbeitsumfeld: Büroarbeit in der Verwaltung mit Publikumsverkehr und Sachbearbeitung am Schreibtisch. Arbeitszeiten sind in der Regel geregelt (38,5–39 Stunden/Woche), Gleitzeit ist verbreitet. Homeoffice wird zunehmend angeboten, ist aber in vielen Bereichen mit Publikumsverkehr eingeschränkt. Die Arbeitsplatzsicherheit im öffentlichen Dienst ist hoch — Kündigungen sind selten.
Arbeitsmarkt-Lage: Verwaltungsfachangestellte/r
Die öffentliche Verwaltung steht vor einer massiven Pensionierungswelle: Laut Deutschem Beamtenbund (dbb) gehen bis 2030 über 1,3 Millionen Beschäftigte im öffentlichen Dienst in den Ruhestand — fast ein Drittel aller Stellen. Verwaltungsfachangestellte sind besonders betroffen, weil die Ausbildungszahlen die Abgänge nicht kompensieren. Gleichzeitig wachsen die Aufgaben: Digitalisierung der Verwaltung, Flüchtlingsverwaltung, Klimaschutzmanagement und neue Förderprogramme schaffen zusätzlichen Bedarf.
Top-Regionen
NRW hat aufgrund der Bevölkerungsdichte und der zahlreichen Kommunen den absolut höchsten Bedarf. Bayern und Baden-Württemberg bieten die höchsten Gehälter im öffentlichen Dienst (kommunale Zulagen). Ländliche Regionen haben den prozentual größten Mangel, weil sie im Wettbewerb um Fachkräfte mit besser bezahlenden Städten und der Privatwirtschaft stehen.
Zertifikate für Verwaltungsfachangestellte/r: welche zählen
In der öffentlichen Verwaltung ist der Aufstieg eng an formale Qualifikationen gebunden. Der Verwaltungslehrgang I ist die Eintrittsvoraussetzung, der Verwaltungslehrgang II der Karrieresprung in den gehobenen Dienst. Darüber hinaus gibt es Spezialisierungen in Haushaltswesen, Personalmanagement und E-Government, die das Profil schärfen und Gehaltsstufen öffnen.
Von 6 verbreiteten Zertifikaten für Verwaltungsfachangestellte/r gelten 2 als Türöffner — ohne sie kommst du bei vielen Stellen nicht in die engere Auswahl. Der Rest verbessert die Ausgangslage, entscheidet aber nicht.
Verwaltungslehrgang I (Angestelltenlehrgang I / Basislehrgang)
Kommunale Studieninstitute (z. B. Studieninstitut Ruhr, Studieninstitut Rhein-Neckar, BVS Bayern)
Der VL I ist die formale Gleichstellung mit der VFA-Ausbildung und damit Voraussetzung für Sachbearbeitungstätigkeiten im öffentlichen Dienst. Für Quereinsteiger ohne Verwaltungsausbildung ist er der zentrale Einstiegsbaustein. Ohne VL I bleiben viele Stellen verschlossen.
ca. 2.000–4.000 € (wird in der Regel vom Arbeitgeber finanziert)
6–12 Monate berufsbegleitend (ca. 400–500 Unterrichtsstunden)
Abgeschlossene Berufsausbildung oder vergleichbare Qualifikation + Beschäftigungsverhältnis im öffentlichen Dienst (für die Anmeldung durch den Arbeitgeber)
Verwaltungslehrgang II (Angestelltenlehrgang II / Verwaltungsfachwirt)
Kommunale Studieninstitute, Bayerische Verwaltungsschule (BVS), Verwaltungsakademien der Länder
Der VL II qualifiziert für den gehobenen Dienst und ermöglicht Eingruppierungen in E9b–E12 TVöD — das sind oft 800–1.200 € mehr brutto/Monat. Er ist Voraussetzung für Führungspositionen (Sachgebietsleitung, Amtsleitung) und der wichtigste Karriereschritt nach der Ausbildung.
ca. 4.000–8.000 € (wird in der Regel vom Arbeitgeber finanziert)
ca. 2 Jahre berufsbegleitend (ca. 800–900 Unterrichtsstunden + Prüfungen)
VFA-Ausbildung oder VL I + in der Regel 2–3 Jahre Berufserfahrung im öffentlichen Dienst + Empfehlung des Arbeitgebers
Zertifizierter Kommunaler Bilanzbuchhalter (NKF/NKR)
Studieninstitute, Kommunale Gemeinschaftsstelle (KGSt), IHK (in Kooperation)
Seit der Umstellung auf doppische Buchführung (NKF/NKR) brauchen Kommunen qualifizierte Bilanzbuchhalter. Das Zertifikat qualifiziert für Stellen in der Kämmerei, im Rechnungsprüfungsamt und im kommunalen Controlling — ein Spezialgebiet mit wenigen Fachkräften.
ca. 2.500–5.000 € (oft vom Arbeitgeber finanziert)
6–12 Monate berufsbegleitend
VFA-Ausbildung oder kaufmännische Ausbildung + Grundlagen Rechnungswesen; für die Prüfung: Berufserfahrung im kommunalen Haushaltswesen
Ausbildereignungsprüfung (AEVO / AdA-Schein)
IHK, kommunale Studieninstitute
Wer Verwaltungs-Azubis ausbilden möchte, braucht den Ausbilderschein. In größeren Verwaltungen ist die Ausbildertätigkeit ein Karrierevorteil und kann zu Entlastungsstunden oder Zulagen führen. Auch für die Prüfertätigkeit bei Studieninstituten relevant.
ca. 500–800 € (Lehrgang) + ca. 170 € (Prüfungsgebühr IHK)
2–4 Wochen Intensivkurs oder 3 Monate berufsbegleitend
Abgeschlossene Berufsausbildung und Berufserfahrung; keine formale Voraussetzung für die Prüfungsanmeldung
Datenschutzbeauftragter (TÜV / DEKRA / GDD) für den öffentlichen Sektor
TÜV SÜD, TÜV Rheinland, DEKRA, GDD, Bayerische Verwaltungsschule
Jede öffentliche Stelle mit mehr als 20 Beschäftigten, die personenbezogene Daten verarbeiten, braucht einen Datenschutzbeauftragten. In kleineren Kommunen wird diese Funktion oft von einem/einer VFA mit Zusatzqualifikation wahrgenommen — eine stark nachgefragte Spezialisierung.
ca. 2.500–5.000 € (Grundlehrgang + Prüfung)
5–10 Tage Intensivkurs + Prüfung
Keine formale Voraussetzung, aber Grundkenntnisse Datenschutzrecht und IT-Sicherheit empfohlen
E-Government-Zertifikat / Digitallotse
Kommunale Studieninstitute, Fraunhofer-Institut FOKUS, IT-Planungsrat (Bund-Länder)
Die Digitalisierung der Verwaltung (OZG-Umsetzung) schafft Bedarf an Fachkräften, die digitale Verwaltungsprozesse gestalten können. Das Zertifikat qualifiziert für Rollen als Digitalisierungsbeauftragter oder Projektleiter E-Government — in vielen Kommunen eine neue und wichtige Funktion.
ca. 1.500–3.500 € (je nach Anbieter und Umfang)
3–6 Monate berufsbegleitend
Beschäftigung im öffentlichen Dienst, Grundkenntnisse IT und Verwaltungsprozesse
Zeugnisse & Referenzen: was zählt
Wichtige Tätigkeitsnachweise im Zeugnis
Positive Formulierungen
Red-Flag-Formulierungen
Häufige Fragen zu Verwaltungsfachangestellte/r-Zertifikaten
Ist der Verwaltungslehrgang I Pflicht für Quereinsteiger?
In den meisten Kommunen ja. Der VL I ist die formale Gleichstellung mit der VFA-Ausbildung und wird von vielen Arbeitgebern als Bedingung für die Einstellung oder innerhalb der ersten 1–2 Jahre als Nachqualifizierung erwartet. Ausnahme: IT- und Digitalisierungsstellen sowie Spezialfunktionen, die keine Verwaltungsausbildung erfordern.
Wie schwer ist der Verwaltungslehrgang II?
Der VL II ist anspruchsvoll — die Durchfallquote liegt je nach Studieninstitut bei 15–25 %. Die Themen umfassen Verwaltungsrecht, Kommunalrecht, Personalwesen, Haushaltswesen, Organisation und Führung. Die berufsbegleitende Doppelbelastung (ca. 2 Abende pro Woche + Samstage) über 2 Jahre erfordert Disziplin. Die Investition lohnt sich: Der Gehaltssprung nach bestandenem VL II ist erheblich.
Kann ich den Verwaltungslehrgang II auch ohne vorherigen VL I machen?
Ja, wenn du eine abgeschlossene VFA-Ausbildung hast. Der VL I ist die Grundlage für Quereinsteiger ohne VFA-Ausbildung. Wer die VFA-Ausbildung hat, kann direkt zum VL II zugelassen werden — in der Regel nach 2–3 Jahren Berufserfahrung und mit Empfehlung des Arbeitgebers.
Welche Weiterbildung bringt am meisten Gehalt?
Der Verwaltungslehrgang II ist der mit Abstand stärkste Gehaltshebel: Er ermöglicht den Sprung von E5–E8 auf E9b–E12 TVöD — das sind je nach Stufe 800–1.500 € mehr brutto/Monat. Danach: Bachelor Public Management für den gehobenen Dienst mit Beamtung, oder Spezialisierungen wie kommunaler Bilanzbuchhalter für Nischenfunktionen mit Zulagen.
Werden die Kosten für Verwaltungslehrgänge vom Arbeitgeber übernommen?
In der Regel ja. Die meisten kommunalen und staatlichen Arbeitgeber finanzieren die Verwaltungslehrgänge I und II vollständig und stellen die Teilnehmer für Präsenztage frei. Im Gegenzug wird oft eine Bindungsfrist vereinbart (1–3 Jahre nach Abschluss). Selbstzahler können den VL auch ohne aktuellen Arbeitgeber im öffentlichen Dienst besuchen — aber die Kosten (2.000–8.000 €) tragen sie selbst.
Was in diesem Beruf verdient wird: Gehalt als Verwaltungsfachangestellte/r — 60.471 € Median (Destatis 2025) · zum Berufsstart: Einstiegsgehalt ab 3.822 €/Monat
Dein Weg zum Verwaltungsfachangestellte/r-Job
Quereinstieg
Wie realistisch ist der Einstieg als Verwaltungsfachangestellte/r ohne klassischen Werdegang? Pfade, Zeitaufwand und was wirklich zählt.
Stellenanzeigen richtig lesen
Was Anforderungen in Verwaltungsfachangestellte/r-Stellenanzeigen wirklich bedeuten — und wann du dich trotzdem bewerben solltest.
Zertifikate & Qualifikationen
Amtliche Gehaltsspanne für Verwaltungsfachangestellte/r und wie Zertifikatsanforderungen in Stellenanzeigen gemeint sind.
Bewerbung als Verwaltungsfachangestellte/r: weitere Schritte
Destatis 2025: Median, Niveau-Spanne und Einstiegsgehalt mit Quelle
Typische Fragen, STAR-Methode und Vorbereitung
Kernkompetenzen, häufige Fehler und ein starker Einstieg
Formulierungen richtig deuten und Bewertungen einordnen
Verwandte Berufe
Diese Berufe teilen sich viele Anforderungen mit Verwaltungsfachangestellte/r — ein Blick lohnt sich, wenn du deine Suche breiter aufstellen willst.
Häufige Fragen zum Beruf Verwaltungsfachangestellte/r
Was macht ein/e Verwaltungsfachangestellte/r genau?
Verwaltungsfachangestellte bearbeiten Bürgeranträge, erstellen Bescheide, beraten Bürger zu Verwaltungsvorgängen, verwalten Haushaltsmittel und setzen Gesetze in der Praxis um. Der Arbeitsalltag ist je nach Amt sehr unterschiedlich — vom Einwohnermeldeamt über das Jugendamt bis zum Bauordnungsamt. Gemeinsam ist allen Bereichen: viel Schriftverkehr, Rechtsanwendung und Bürgerkontakt.
Was verdient ein/e Verwaltungsfachangestellte/r?
Nach TVöD (Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst) werden VFA in der Regel in E5–E9a eingruppiert. Das entspricht ca. 2.600–3.800 € brutto/Monat (Stufe 1–6). Mit Verwaltungslehrgang II und Aufstieg in den gehobenen Dienst: E9b–E12 (ca. 3.200–4.800 €). Beamte im mittleren Dienst: A6–A9 (ca. 2.500–3.500 € brutto). Dazu kommen Jahressonderzahlung, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge.
Wie sicher sind Jobs im öffentlichen Dienst?
Sehr sicher. Der öffentliche Dienst bietet de facto Unkündbarkeit für Beamte und hohe Arbeitsplatzsicherheit für Tarifbeschäftigte. Betriebsbedingte Kündigungen sind im TVöD praktisch ausgeschlossen. Dafür sind die Gehälter oft niedriger als in der Privatwirtschaft — besonders in Ballungsräumen.
Wie sieht der Karriereweg als Verwaltungsfachangestellte/r aus?
Nach der Ausbildung: Einstieg als Sachbearbeiter (E5–E6). Mit Berufserfahrung und Verwaltungslehrgang I: Aufstieg auf E8–E9a. Mit Verwaltungslehrgang II (Angestelltenlehrgang II): Einstieg in den gehobenen Dienst (E9b–E12). Für Beamte: mittlerer Dienst (A6–A9), mit Aufstiegsprüfung in den gehobenen Dienst (A9–A13). Führungspositionen: Sachgebietsleitung, Amtsleitung, Fachbereichsleitung.
Lohnt sich der Verwaltungslehrgang II?
Ja, der Verwaltungslehrgang II (auch Angestelltenlehrgang II genannt) ist der wichtigste Karriereschritt für Verwaltungsfachangestellte. Er qualifiziert für den gehobenen Dienst und ermöglicht Eingruppierungen bis E12 TVöD — das sind bis zu 1.000 € mehr brutto/Monat. Viele Arbeitgeber finanzieren den Lehrgang und stellen dafür frei. Dauer: ca. 2 Jahre berufsbegleitend.
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